Системы электронного документооборота
Комплексная автоматизация работы с критически важными видами бизнес-контента
Любая современная организация рано или поздно задается непростыми вопросами:
- Как оптимизировать работу компании в непростых условиях рынка?
- Как автоматизировать рутинные рабочие процессы?
- Как повысить эффективность работы сотрудников без дополнительных инвестиций или расширения кадрового состава?
- Как сократить затраты на администрирование разнородных систем, доработки к ним, а также время на обучение сотрудников работе с ними?
Решения компании МИРИТ Групп для управления бизнес-контентом обеспечивают снижение финансовых и временных затрат.
Особенности наших решений:
- Целостный подход к работе с бизнес-документами различных видов заметно повышает производительность работы пользователей и минимизирует затраты на их обучение.
- Интеграция с ERP-системами обеспечивает исключение повторного ввода данных, унификацию справочников, минимизацию рисков потери документов.
- Продуманная, структурированная модульная конструкция позволяет обеспечить необходимую функциональность, защитить сделанные ранее инвестиции, ощутимо сократить сроки внедрения корпоративной ECM-системы.
- Простой и удобный пользовательский интерфейс ориентирован не на “технарей”, а на бизнес-пользователей
Портфель решений
Управление организационно-распределительной документацией
Решение обеспечивает автоматизацию документационного обеспечения управления вашей организации в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и стран СНГ, рекомендациям ВНИИДАД и международным стандартам (ISO).
Область применения:
- Входящая корреспонденция
- Исходящая корреспонденция
- Внутренняя документация (служебные и докладные записки, материалы совещаний и заседаний)
- Организационно-распорядительная документация (приказы, решения, распоряжения, протоколы)
- Поручения и другие документы
Бизнес-выгоды:
- Повышение эффективности рабочих процессов, повышение производительности труда персонала, снижение операционных затрат.
- Гарантированная поддержка целостности, актуальности, достоверности и сохранности документов.
- Ведение делопроизводства в полном соответствии с требованиями законодательства.
- Использование утвержденных шаблонов документов, реализация унифицированных маршрутов исполнения, рассмотрения и согласования документов.
- Радикальное сокращение сроков подготовки документов без снижения их качества.
- Полный контроль жизненного цикла документов.
Управление договорами и закупками
Решение обеспечивает автоматизацию договорной работы и закупочной деятельности компании, прозрачность работы департаментов компании, а также значительно снижает ваши правовые и материальные риски.
Область применения:
- Договоры поставки/оказания услуг
- Договоры подряда/аренды
- Другие доходные и расходные договоры, согласно ГК РФ
- Гарантийные письма
- Доверенности
- Претензии и исковые заявления
Бизнес-выгоды:
- Повышение персональной ответственности сотрудников в процессе согласования контрактов.
- Уменьшение числа несанкционированных закупок, снижение закупочной цены, минимизация излишков.
- Мониторинг ключевых дат исполнения контракта, снижение кредиторской задолженности, штрафных санкций, оперативная отработка исключительных ситуаций в ходе исполнения контракта.
- Повышение правовой обоснованности контрактов, снижение риска возникновения правовых споров.
- Отсев нежелательных поставщиков на ранних этапах переговоров и ускорение переговорных циклов.
- Соблюдение корпоративных политик и стандартов, использование утвержденных шаблонов контрактов, соответствующих типу сделки и др.
Финансовый архив
Решение обеспечивает автоматизацию обработки первичных финансово-хозяйственных документов, а также централизованное хранение их электронных версий.
Область применения:
- Счета
- Счета-фактуры
- Акты выполненных работ и акты сверок
- Товарно-транспортные накладные
- Платежные поручения
- Прочие первичные учетные документы, значимые с точки зрения отражения хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете
Бизнес-выгоды:
- Снижение себестоимости, повышение оперативности и качества обработки первичных финансовых документов.
- Прямой доступ к образу первичного документа из записи ERP-системы, радикальное снижение отвлечения квалифицированного персонала при проведении аудиторских проверок.
- Уменьшение количества финансовых документов представленных в бумажном виде.
- Снижение влияния человеческого фактора, контроль недобросовестных действий персонала.
- Высокий уровень информационной безопасности, целостности хранения электронных образов документов в едином корпоративном электронном архиве.
- Минимизация риска утери документов.
Управление инженерно-техническими и проектными документами (технический архив)
Решение обеспечивает централизованное хранение технической и проектной документации, ее контроль и управление бизнес-процессами, относящимися к оборудованию, проектам, строительным и монтажным работам.
Область применения:
- Описи пакетов входящей/исходящей технической документации
- Паспорта оборудования
- Проектные и инженерно-технические документы
- Заказы на ремонт и обслуживание, протоколы и отчеты
- Протоколы анализа дефектов оборудования и другие документы
Бизнес-выгоды:
-
Повышение качества проектно-конструкторской документации, обеспечение соблюдения стандартов ее оформления, контроль комплектности, исключение потерь и срыва сроков ее выпуска.
-
Сокращение периода принятия решений за счет перехода к обмену с подрядчиками документами в электронном виде.
-
Снижение себестоимости технической поддержки ремонтов и утилизации оборудования.
-
Перевод исторической информации об оборудовании и капитальных объектах из бумажного вида в электронный.
-
Снижение проектных рисков, повышение слаженности работы проектных команд и внешних подрядчиков.
-
Сокращение времени простоев оборудования за счет оперативного доступа к документации.
-
Объективный анализ причин отказов оборудования за счет доступа к историческим данным, записям об авариях и поломках, планам восстановления и связанным документам.
-
Поддержание информации об активах в актуальном состоянии.